در اين بخش به بررسي نقش سيستم اطلاعات مديريتي مي پردازيم و آن را از چهار ديدگاه پشتيباني عملياتي، پشتيباني تصميم گيري، پشتيباني استراتژيك و نظارت بر بهره وري مورد توجه قرار مي دهيم.
1-3) پشتيباني عملياتي
پشتيباني روند كسب و كار و عمليات پايه اي ترين نقش اين سيستمها ميباشد كه شامل گرد آوري، ظبط، ذخيره سازي و پردازشهاي اوليه داده ها است. روشهاي پشتيباني سيستمهاي اطلاعاتي از روند كسب و كار و عمليات عبارتند از:
· ظبط و نگهداري اطلاعات فروش، پرداختها، اطلاعات سرمايه گزاريها، صورت حسابها و ساير اطلاعات حسابداري
· پردازش اين اطلاعات به صورت اطلاعاتي راجع به درآمدها، ترازنامه ها، دفاتر كل و معين، گزارشات مديريتي و ساير اطلاعات مالي
· ظبط و نگهداري فهرست اموال، كارهاي در حال اجرا، اطلاعات تعمير و نگهداري تجهيزات، داده هاي خط توليد و ساير داده هاي توليدي و عملياتي
· پردازش اين اطلاعات به صورت زمانبندي توليد، كنترلگر هاي توليد، سيستم اموال و سيستم نظارت بر توليد
· ظبط و نگهداري اطلاعات پرسنل، اطلاعات حقوق و دستمزدها، تاريخچه اشتغال و ساير اطلاعات منابع انساني
· پردازش اطلاعات منابع انساني و توليد گزارش هزينه هاي نيروي انساني و گزارشات مبتني بر بهره وري
· ظبط و نگهداري اطلاعات بازار فروش، اطلاعات مشتري، تاريخچه پرداخت مشتري، اطلاعات تحقيقات بازرگاني، اطلاعات تبليغات و ساير اطلاعات بازرگاني.
· پردازش اين اطلاعات به صورت گزارشات انعطاف تبليغات، برنامه ريزي بازرگاني، گزارش فعاليتهاي فروش
· ظبط و نگهداري اطلاعات كسب و كار، اطلاعات تحليل رقبا، داده هاي صنعت، اهداف سازمان و ساير اطلاعات استراتژيك
· پردازش اين اطلاعات استراتژيك به صورت گزارشات جهت دهي صنعتي، گزارش سهم بازار، شرح ماموريت سازمان و مدلهاي اطلاعات
· استفاده از تمام موارد فوق الذكر جهت اجرا، كنترل و نظارت بر برنامه ها، استراتژيها، تاكتيكها، محصولات جديد، مدلهاي كسب و كار جديد و يا ريسكهاي كسب و كار.
2-3) پشتيباني تصميم گيري
پشتيباني تصميم گيري يك قدم فراتر مي رود و بخش كاملي از تصميم گيري را تشكيل ميدهد. در اين روند اغلب سوالهايي نظير ""اگر ... شود چه خواهد شد؟"" مطرح مي شود. مثلا بررسي ميكند كه در صورت افزودن به قيمت محصول چه وضعي داريم. اين روند همچنين به احتمالات توجه ميكند. مثلا در صورت افزايش تورم چه وضعي خواهيم داشت.
ابتدايي ترين ابزار تصميم گيري صفحات گسترده (Spreadsheet) هستند كه اغلب براي كاربري مناسب نمي باشند. برنامه هاي خبره تر اغلب به طور يكپارچه از ابزارهاي آماري تصميم گيري مانند آناليز حساسيت، آناليز ""مونته كارلو""، تحليل ريسك و ... بهره ميبرند. مثالي از كاربرد اين سيستم را ميتوان در تصميم گيري راجع به توليد يك محصول جديد در نظر گرفت.
3-3) پشتيباني استراتژيك
سيستمهاي اطلاعاتي قادرند پشتيباني موقعيت رقابتي سازمان را بر عهده گيرند. ميتوان چهار نوع آناليز متمايز در اين رابطه را تشخيص داد.
1- پشتيباني در كمك به استفاده از زنجيره داده هاي داخلي كه بايد آخرين و واقعي ترين اطلاعات باشند و به سرعت در دسترس مديران قرار گيرند. اين كمكها به كاهش هزينه هاي مديريت بهره وري كمك مي كنند و تحت عنوان ""آناليز جريان كسب و كار"" و يا "" سيستم مديريت كسب و كار P2P "" از آنها ياد مي شود.
2- هر شركت موفقي يك يا دو عمليات كسب و كار دارد كه آنها را بهتر از رقبا انجام ميدهد. به اين عمليات معمولا شايستگي هاي محوري گويند. در صورتي كه اين شايستگي محوري مدت زيادي سازمان را در بازار بالا نگه دارد به آن برتري پايدار رقابتي گوييم. براي اينكه يك شايستگي محوري به برتري پايدار رقابتي تبديل شود بايد تقليد از آن مشكل باشد، يكتا و پايدار باشد، براي رقابت يك امتياز به حساب آيد و در چندين موقعيت قابل استفاده باشد. ليست بسيار بلندي از اين نوع قابليت ها وجود دارد كه ميتوان از آن بين به شهرت خوب شركت، قيمت پايين، كيفيت محصول، تيم مديريت كارآمد، انحصار محصول و ... اشاره كرد. در عين حال برخي معتقدند كه هيچ كدام از موارد ياد شده نميتوانند در دراز مدت پايدار بمانند و تنها برتري رقابتي پايدار، ساخت ساختاراطلاعاتي مناسب و قدرتمندي است براي يافتن يك برتري مناسب در بازار در هر زمان مستقل از اينكه چه تغييراتي رخ مي دهد.
3- سيستمهاي اطلاعاتي اغلب از برتريهاي رقابتي پشتيباني و گاهي آنها را توليد مي كنند. سرعت بالاي تغييرات، دسترسي سريع به اطلاعات به روز را بسيار حياتي ساخته و خود سيستمهاي اطلاعاتي به يك برتري رقابتي تبديل شده اند.
4-3) نظارت بر بهره وري
سيستمهاي اطلاعات مديريتي تنها محدود به آمار و آناليز داده ها نيستند. آنها ميتوانند به عنوان ابزارهاي مديريت هدفمند مورد استفاده قرا گيرند. اين سيستمها در موارد زير كمك كننده ميباشند:
· توليد اهداف مرتبط و قابل اندازه گيري
· نظارت بر نتايج و بهره وري
· اعلام اختار، گاهي به طور روزانه، براي مديران در هر رده از سازمان، راجع به هر گونه اختلاف بين نتايج كار و اهداف و بودجه هاي از پيش تعيين شده.